Regulamento Geral de Protecção de Dados (RGPD)

O Regulamento Geral de Protecção de Dados (RGPD) é uma das maiores alterações de sempre, e tem sido um assunto na ordem do dia, relativamente ao modo como deve ser efectuado o tratamento de dados pessoais.

Harmonização da regulamentação europeia relativa à protecção de dados pessoais, actualização da legislação aplicável à protecção de dados pessoais, aprovada há mais de 20 anos, antes da utilização generalizada da Internet, e reforço dos direitos dos cidadãos, titulares dos dados.

O RGPD tem impacto em todas as empresas e nos processos de todos os seus departamentos, independentemente da sua dimensão ou volume de negócios, que estejam ou actuem num dos espaços-membros da União Europeia.

A sua empresa terá de garantir políticas mais eficientes da segurança e protecção dos dados pessoais, evitar a sua utilização indevida e conferir-lhes todos os mecanismos necessários ao seu controlo, de forma a obter conformidade total com o RGPD.

O RGPD define um conjunto de conceitos e obrigações que se traduzem genericamente em 4 princípios base, cujas respostas as empresas são obrigadas a dar e a comprovar, de forma a demonstrar a responsabilidade e a conformidade com o regulamento:

• Porque temos os
  dados pessoais?
  - Execução de um contrato?
  - Obrigação legal?
  - Interesses vitais do titular?
  - Interesse público?
  - Consentimento?
• Quem tem acesso aos dados pessoais?
  - Pessoal de Recursos Humanos?
  - Pessoal da Facturação?
  - Pessoal da Contabilidade?
  - Pessoal da Qualidade?
  - Pessoal da HST?
• Quanto tempo retemos os dados pessoais?
  - Facturação: 10 anos?
  - CV: 1 ano?
  - Fichas Aptidão: 5 anos?
  - CCTV: 30 dias?
• Como garantimos a segurança dos dados?
  - Como acedemos e actualizamos os dados?
  - Temos controlos físicos/digitais?
  - Que segurança e salvaguarda têm os dados?
  - Como reagimos à falha?
  - Como detectamos intrusos?

O RGPD é uma regulamentação que se torna obrigatória a partir de 25 de Maio de 2018 e a não conformidade com o regulamento a partir desta data pode incorrer em multas que podem chegar aos 20 milhões de euros ou, se superior, a 4% do volume de negócios global da empresa.

A tecnologia estabelece um papel importante no que diz respeito a agilizar a protecção dos dados, automatizando processos e contribuindo para aumentar o controlo dos dados, diminuindo o risco e garantindo o cumprimento das exigências legais.

No entanto, é fulcral que as empresas percebam que o sucesso da implementação da tecnologia no âmbito do RGPD depende essencialmente dos processos, das pessoas e dos seus comportamentos.

Muito mais que uma simples mudança de procedimentos executados num software, este regulamento define procedimentos e boas práticas para as empresas no que diz respeito à recolha e tratamento de dados pessoais dos seus clientes, fornecedores e colaboradores.

Se o software é uma ferramenta importante neste processo, o foco deve estar nas alterações dos processos de gestão. Por isso cada empresa deverá analisar e rever os seus procedimentos internos, perceber quais os dados pessoais recolhidos e qual o seu tratamento.